Chaque entreprise, que ce soit une TPE, PME, ETI ou GE loue ou finira par s’équiper un “photocopieur”. Ce mot raisonne aujourd’hui comme un gros mot dans l’oreille de clients abusés, insatisfaits ou simplement mal informés.
Et c’est à eux, à vous, les clients en manque d’informations que nous nous adressons aujourd’hui. Car non ce gros appareil toujours en panne qui coute une fortune n’est pas une tare obligatoire dans votre structure, il est même le compagnon de votre quotidien. Mais comme vous ne le savez pas et qu’il ne parle pas (pas encore…) vous vous accommodez de ces bonnes viellent copies recto/verso ou même pire… du fax !
Alors commençons par donner à cet appareil un nom qui reflète son utilité : un multifonctions.
Pourquoi “multifonctions” et pas “photocopieur”, le but n’est pas là de faire de la communication mais bel et bien de vous faire prendre conscience que bien des tâches quotidiennes peuvent être automatisées voir supprimées. Pensez vous qu’il est nécessaire lorsque vous souhaitez photocopier une carte d’identité recto/verso de vous y reprendre à plusieurs fois parce qu’un coup vous copiez à l’envers, un coup les deux visuels au même endroit etc ?
Il existe une fonction pour cela (d’où le terme “multifonctions“).
Voici quelques exemples de fonctions natives dans ces appareils (nous nous en tiendrons à des affirmations concernant les marques distribuées par bureautique solutions) :
“CNI”
nommé généralement ainsi cette fonction permet de numériser le recto puis le verso d’une carte d’identité pour en faire une copie assemblée automatiquement par l’appareil pour une impression à la bonne échelle et sur la même face de la feuille.
“zoom”
par cette fonction, diminuez ou agrandissez des visuels à votre convenance. Passez du A3 au A4, du A5 au A4 voir même, personnalisez au pourcentage votre zoom en un clic.
“mémoire amovible”
fonction relativement connue mais terriblement risquée. Oui, cette fonction dépanne car elle permet l’impression ou la numérisation depuis/sur votre clé USB… Mais nous avons bien dit “votre“ clé usb, car le multifonctions est en réseau. Mais s’il est sur le réseau, il est aussi capable d’y faire entrer un virus. Alors prudence, il existe une fonction (optionnelle) qui permet de sécuriser la transmission de fichiers vers le multifonctions.
“scan to mail”
et oui en 2020 vous pouvez envoyer un mail depuis votre photocopieur ! Fonction native qui existe depuis bien longtemps mais qui nécessite un paramétrage mail que les prestataires évitent soigneusement (pas tous bien évidement) car longue et qui nécessite une recherche d’informations. Mais cette fonction est la première brique d’un partage de flux documentaire : on transmet directement (via un carnet d’adresses) des documents sur la boite mail du dirigeant, des commerciaux, de votre comptable… de qui vous voulez.
“impression sécurisée”
l’année 2019 a été l’année dans le milieu de l’informatique et de la bureautique du R.G.P.D.
Cette réglementation a été prétexte pour tout, mais saviez vous que, toujours en natif, vous pouviez lancer des impressions vers votre multifonctions, quelle soit stockées sur le disque dur et vernir les déclencher par un code personnel ? L’intérêt est double : ne pas se lever récupérer au compte goutte ses impressions et/ou ne pas laisser des documents confidentiels accessibles à tous. Au passage c’est un point de mise en conformité avec ce règlement, ne pas laisser des documents personnels trainer dans l’appareil (impression de bulletin de salaire, rib, carte d’identité etc).
Voilà quelques unes des fonctions proposées par beaucoup de constructeurs mais surtout par nos fournisseurs, et ils en existe des dizaines d’autres pour faciliter votre quotidien !
