Le courrier, il prend du temps, de l’énergie. Il génère parfois du stress, peut être porteur de bonne comme de mauvaise nouvelle, pourtant il est le moyen privilégié par les entreprises pour l’envoi de factures. Néanmoins, la gestion du courrier pourrait être optimisée.
“ LE TEMPS, C'EST DE L'ARGENT ”
En effet, nous allons tout au long de cet article décortiquer le processus d’envoi du courrier le plus important de vos entreprises : vos factures. Même plus, nous déterminerons le prix d’une facture type pour entrevoir le coût de vos envois.
Pourquoi passer autant de temps à la gestion de courrier? Les entreprises louent des machines à affranchir pour optimiser ce coût d’envoi, pour ne pas tomber en pénurie de timbre. Certains d’entre vous payent également un contrat de collecte pour cette simple raison : “le temps c’est de l’argent”.
Bien que la voie classique parait rassurante et reste celle préférée des entreprises, la loi Macron prévoit de rendre obligatoire la voie numérique. Par exemple, dès lors que vous vendez produits ou prestations à l’État ou aux services de l’État.
Ce processus sera achevé au courant de cette année 2020 et a démarré il y à trois ans.
Pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet). Évidement, cela implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.
COMBIEN COÛTE UNE FACTURE ?
Effectivement, internet regorge d’informations à ce sujet. Néanmoins, vous trouverez souvent des chiffres élevés et rarement détaillés. Oui, cet article va contribuer à alimenter ce flot d’informations. Cependant nous allons faire en sorte de le détailler pour que vous soyez en mesure de l’adapter aisément à votre quotidien. Pour ce faire, nous allons donc lister les éléments à prendre en compte. Bien sûr, cela ira des plus basiques aux plus, disons, souvent discutés par les dirigeants d’entreprises. Mais encore une fois, il vous appartiendra de les prendre en compte ou non puisqu’ils seront détaillés.
LES ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE
Cela pourra vous paraitre superflu, vous pensez certainement connaitre ce coût grâce à une catégorie comptable scrupuleusement pensée. Néanmoins, il est impossible au quotidien de répartir pleinement les éléments qui permettent de facturer (hors logiciel).
En fait, une facture, pour son édition et envoi, a besoin de ressources matérielles et humaines. Bien entendu nous parlons ici du procédé le plus classique qu’il soit.
Vous pourrez ajouter à ce coût de Gestion de Courrier, une machine à affranchir, un contrat de collecte, peut être même un logiciel spécifique. Bref, vous pourrez le moduler en fonction de votre entreprise.
Encore une fois, l’idée est simple, vous permettre par un calcul objectif, de déterminer un cout d’envoi de facture. Néanmoins il ne vous faudra pas oublier que ce courrier doit être stocké, indexé et archivé. En effet, vous serez très certainement dans le besoin de retrouver l’un de vos envois. C’est là où le coût de la gestion de courrier s’envole sur internet.
Cela fera l’objet sans doute d’un futur article tout comme vous pouvez lire celui écrit sur la Gestion Électronique de Documents qui est en lien avec le sujet traité dans cet article.
Création du document au travers de votre logiciel métier par un collaborateur ou vous même.
Édition du document depuis votre appareil multifonctions, en un ou deux exemplaires (pour archivage).
Mise sous pli de votre facture, et affranchissement manuelle de votre enveloppe souvent au tarif lettre verte 48h.
Expédition de votre courrier à un bureau de poste par l’un de vos collaborateur ou vous même.
Archivage des documents envoyés par l’un de vos collaborateurs ou vous même.
ET EN CHIFFRES ÇA DONNE QUOI ?
Nous touchons au but, un calcul simple et objectif du coût de vos factures, et pas selon un sondage mais selon votre quotidien. Nous partirons simplement sur une base de 150 factures envoyées par mois. Objectivement, je doute fort qu’une personne qui éditerait 20 factures au mois lise cet article…
150 FEUILLES A4 80gr – 1.10€ ht
150 ÉDITIONS Couleurs recto – 12.00€ ht
150 ÉDITIONS N&B recto – 1.20€ ht
150 ENVELOPPES – 7.50€ ht
150 TIMBRES éco – 145.50€ ht
1 HEURE Mise sous pli/stockage – 25.00€ ht
1/2 HEURE d’affranchissement – 12.50€ ht
1/2 HEURE de dépôt en centre – 12.50€ ht
LE COÛT TOTAL D'UNE FACTURE EST DE 1€45 HT
ATTENTION : nous parlons là uniquement de la production et envoi de factures simple. En effet pour connaitre le coût total de votre facturation, il sera important d’y ajouter le coût de l’archivage / indexation. Mais également un coût de recherche de ces documents. De plus, il vous appartient d’y ajouter éventuellement des coûts annexes comme par exemple un contrat de collecte (1500€-3000€ /an) ou une machine à affranchir (60€-90€ /mois). Mais quoi qu’il en soit vous avez les clefs en main.