Nombreuses sont les taches qui ont été optimisées au fil des dernières années, en général, l’évolution de l’informatique est l’élément central de cette progression exponentielle…
Pourtant, la plupart des sociétés ont encore des salles d’archives, passent des heures et des heures hebdomadaires à la recherche d’informations, de documents, contrats etc.
Alors la “GED” c’est quoi au juste ?!
Commençons par vous définir l’acronyme pour qu’il ne puisse y avoir de confusion. La GED signifie Gestion Électronique de Documents. C’est un début mais soyons honnête, un peu vaste… Alors partons sur un cas concret pour entrevoir l’enjeu d’un outil qui permettrait de gérer de manière électronique ses documents.
Hier (et aujourd’hui d’ailleurs) si vous étiez une société qui a besoin de travailler depuis l’extérieur nous vous proposions d’accéder à un serveur de votre entreprise, au travers d’un T.S.E. (Terminal Serveur Edition) pour contrôler données et logiciels.
Et puis, il y a eu la fibre, encore en déploiement dans beaucoup de villes (notamment celle où est immatriculée ma société, à Narbonne dans l’Aude). Cela a permis à beaucoup d’éditeur de passer d’un mode de vente historiquement basé sur des licences à un droit (mensuel, trimestriel, annuel…) d’utilisation.
Malgré un coût supérieur le droit d’utilisation présente des avantages : mise a jour des produits, trésorerie préservée, accès multi-supports. Le meilleur exemple étant la suite office disponible sur 5 périphériques pour un abonnement. Votre périphérique est en panne, aucun soucis, un identifiant, un mot de passe et vous reprenez le travail. Et enfin, pour moi le principal l’accès partout, tout le temps.
Néanmoins, la vente de logiciel en droit d’utilisation, ne représenterait (d’après le cabinet Synergie Research) que 20% du marché de vente de logiciels. Pris comme exemple un peu plus haut Microsoft est l’éditeur qui représente un tiers de ce marché en plein essor.
Avantages & Inconvénients
LES AVANTAGES : logiciel toujours à jour, niveau de sécurité élevé, accès partout et tout le temps.
LES INCONVENIENTS : Données confiées à un tiers, coût généralement supérieur, dépendant du réseau.
Voici trois des principaux avantages et inconvénients de l’utilisation d’un logiciel en mode SaaS (Software as a Service), évidement ce tableau pourrait comporter plus de lignes, cependant pour rester objectif nous resterons sur cette base.
Soyez rassuré nous ne nous sommes pas éloigné du sujet, la GED ou Gestion Électronique de Documents, bien au contraire, car elle repose sur de l’accès à vos documents, partout, tout le temps.
L’un des avantages répertorié est le niveau de sécurité, nous le considèrerons généralement plus élevé que celui que vous pourriez mettre en place au sein de votre structure. Néanmoins, il est évident qu’il faut avant de vous lancer, vérifier celui mis en place par l’éditeur.
Eukles par exemple est un éditeur relativement jeune dans le domaine de la GED mais propose un niveau de sécurité extrêmement élevé : connexion avec login et mot de passe, encodée SSL sur port HTTPS et certifié “GandiSAS Secure Certification Authority”.
La G.E.D. vous permet une liberté et une sécurité d’accès à vos documents, mais après ?
Le classement : la force d’un tel outil réside principalement dans son moteur de lecture automatique de documents et sa reconnaissance de caractères. Plus ces deux critères seront de qualités, plus la GED vous permettra d’automatiser des taches (exemple : dès qu’un document est intégré dans la GED et où l’on retrouve les mots “Bon de livraison” et “2020” alors le document doit être classé dans le dossier ”bon de livraison” sous dossier “2020”.
L’indexation : l’indexation d’un document peut être semi-automatisé ou manuelle. Cela va permettre d’extraire des métadonnées d’un document (des mots-clefs). Cela va permettre de faciliter encore plus la recherche documentaire en ajoutant un terme non présent sur le document (comme on pourrait le faire avec un post-it sur une feuille). On pourra aussi avoir accès d’un coup d’oeil sur une information (référence, date, montant etc).
La recherche : dans l’idée la GED est un moteur de recherche ultra puissant qui permet de créer un entonnoir de recherche pour arriver au document souhaité. Comme si vous entassiez des années d’archives dans une pièce et que vous disiez trois mots (présent sur le document ou en métadonnées) et que celui ci surgissait de cet amont de papier pour venir devant vos yeux. Et bien l’intérêt principal de la GED c’est ça.
L’interaction : c’est bien d’avoir un outil de recherche hors du commun mais pour quoi et pour qui ? Rien de plus simple pour tout ce que vous voulez et pour qui vous souhaitez. Ça parait bateau comme réponse pourtant vous pouvez intégrer tout type de documents (word, Pages, Excel, PowerPoint, Image …). De plus la gestion des droits peut être d’une précision chirurgicale tout en étant définissable d’un simple clic. Retrouvez tout les éléments de votre bureau au format numérique : l’agrafeuse (lier les documents), le post-it (métadonnées), les tampons, surligneurs etc.
Valeur juridique : en plus des nombreux bénéfices d’une GED vous apportez une couche de sécurité supplémentaire à votre entreprise. En effet les documents respectent (voir en fonction de l’éditeur) divers critères d’intégration et de stockage qui leurs confèrent une valeur probatoire. Pour synthétiser, le documents numérique est certifié conforme à l’original.
Voilà, dans les grandes lignes ce qu’est la GED
accéder et interagir avec ses documents et collègues partout, tout le temps de façon sécurisée.
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